Bagaimana cara menyimpan kertas pentadbiran anda dengan betul?

Tanpa simpanan yang betul, tidak selalu mudah untuk mencari kertas pentadbiran anda. Betul, bagaimana mencari bil penjualan dari tahun 2001, jika ditumpuk di kotak dengan kertas kerja lain? Untuk mengelakkan membuang masa menggali beberapa kotak untuk mencari dokumen, berikut adalah beberapa petua penyimpanan.

Berapa lama anda perlu menyimpan kertas anda?

Penting untuk menyimpannya kertas pentadbiran, tetapi mereka juga mempunyai tarikh luput. Oleh itu, setelah jangka waktu tertentu, tidak perlu lagi menyimpan dokumen tertentu seperti invois dan pernyataan dari semua jenis. Berikut adalah ringkasan tempoh di mana disarankan untuk menyimpan pelbagai jenis kertas:

1 tahun: bil telefon, internet atau bergerak, atau bukti pembayaran PV.
2 tahun: penyata elaun keluarga, bayaran doktor, surat penamatan kontrak, dokumen keselamatan sosial dan bersama, serta dokumen kredit.
3 tahun: notis lesen audiovisual dan penyata pendapatan.
5 tahun: bil air dan elektrik, penerimaan sewa dan caj sewa, bil gas, sijil pembayaran cukai, kontrak sewa dan bukti pembayaran pembayaran penyelenggaraan.
10 tahun: penyata bank, slip pembayaran, pinjaman gadai janji, kontrak insurans hayat selepas tarikh kematian ...
30 tahun: bil pembaikan kereta, bil pembinaan, bil hospital dan IOU awam.
Seumur hidup: kontrak perkahwinan, buku rekod keluarga, buku rekod ketenteraan, diploma, surat wasiat, hak milik, sumbangan, rekod kesihatan, sijil vaksinasi, rekod perubatan, slip gaji, sijil adopsi, kontrak pekerjaan ...

Petua terbaik untuk memiliki rumah yang kemas adalah dengan jaga minimum. Tidak perlu menyimpan semua surat dan kertas yang diterima. Oleh itu, perlu segera membuang kertas yang tidak berguna.

Penyimpanan dokumen harian

Untuk merapikannya, anda harus membezakan antara dokumen harian dan fail lain. The dokumen semasa adalah perkara yang sering dikonsultasikan dan oleh itu mesti berada di tempat yang mudah dicapai. Dokumen yang jarang dirujuk dapat dimasukkan ke dalam kotak atau di bahagian atas rak. Berikut adalah beberapa jenis simpanan untuk pelbagai jenis kertas:

Baju dalam pelbagai warna

Warna digunakan untuk membezakan dokumen antara satu sama lain. Di setiap folder, anda juga harus menggunakan poket untuk mengelaskan kertas: satu poket untuk cukai, satu poket untuk dokumen EDF, satu lagi untuk bil air ...

Baju kemarau

Folder yang digosokkan sesuai untuk menyimpan dokumen besar. Oleh itu, satu folder memungkinkan untuk mengklasifikasikan dokumen yang berbeza mengenai satu subjek (contoh: semua kertas mengenai pembinaan rumah).

Pengikat cincin

Mereka praktikal untuk merujuk dokumen dengan mudah tanpa melepaskannya dari simpanannya. Di samping itu, kertas boleh dipisahkan oleh pembahagi untuk dapat mencarinya dengan lebih mudah. Pembahagi juga dapat menunjukkan petunjuk untuk memudahkan tugas dalam pencarian. Ini boleh disusun mengikut urutan abjad, mengikut tarikh, dll.

Perabot dengan laci

Sekiranya kertas yang akan disimpan banyak, lebih baik memilih kabinet pemfailan. Yang terakhir mempunyai laci di mana pelbagai dokumen digantung di bar dan mudah diakses.

Menyusun dokumen pentadbiran dengan bijak

Sudah tentu, penggunaan penyimpanan yang mencukupi memudahkan pengkelasan fail, tetapi juga penting untuk mengetahui bagaimana mengatur dokumen mengikut jenisnya. Berikut adalah contoh klasifikasi untuk memudahkan penyelidikan:

Fail keluarga: mengandungi semua dokumen yang berkaitan dengan keluarga seperti surat nikah, dokumen pengenalan diri, pasport, surat beranak ...
Fail pendidikan: sijil sekolah, dokumen yang berkaitan dengan tempat penitipan anak, dll.
Fail cukai: penyata cukai pendapatan, cukai perumahan ...
Fail kesihatan: rekod kesihatan, preskripsi, pemeriksaan perubatan (radio, pengimbas, ultrasound, dll.) ...
Fail invois: perkhidmatan (air, gas, elektrik, telefon, Internet, dll.), Invois barang dan karya, dll.
Fail insurans: kontrak insurans kereta dan rumah, insurans hayat, tuntutan, sijil kesahihan ...
Fail profesional: kontrak pekerjaan, slip gaji, fail permohonan, CV, diploma ...
Fail perumahan: kontrak sewa, resit sewa, surat pemilik / penyewa, dll.
Fail bank: penyata akaun, kontrak, pesanan pemindahan, dll.

Pengarkiban dokumen pentadbiran

Sebaik-baiknya, ini mesti dilakukan mengarkibkan dokumen tertentu sekurang-kurangnya sekali setahun. Fail yang diarkibkan disusun dengan kemas dalam kotak mengikut tarikh atau mengikut abjad dan mengikut topik. Sekali lagi, lebih baik menggunakan satu warna setiap tema. Berikut adalah contoh penyimpanan secara terperinci:

Baju merah jambu untuk invois, kuning untuk kewangan, biru untuk insurans…
Menyusun mengikut urutan: susunan abjad dari A hingga Z atau mengikut tarikh (mengikut bulan, kemudian mengikut tahun). Ini memudahkan untuk membezakan antara dokumen yang lebih baru dan lama.

Perkara yang paling penting adalah membuat susunan cecair yang memudahkan mencari bil air untuk Januari tahun lalu, misalnya. Sekiranya kertas masih sukar dijumpai walaupun rapi, anda perlu mengkaji semula teknik penyimpanan anda.

Petua lain untuk membersihkan kertas pentadbiran anda

Lebih mudah disimpan apabila terdapat kurang kertas untuk disimpan. Selain menyusun dan menyingkirkan dokumen usang, juga memungkinkan untuk menggunakan penginvoisan dalam talian kurang menerima surat di rumah. Walau bagaimanapun, perlu dilakukan secara berkala sandaran pada beberapa sokongan untuk mengelakkan kerugian. Untuk keselamatan tambahan, sandaran dalam talian harus dibuat untuk dokumen penting.

Apabila surat tiba, penting untuk membuat pra-fail untuk mengelakkannya menumpuk selama berbulan-bulan di sudut pejabat. Huruf segera mesti dibaca dengan segera, sementara yang lain dapat disusun mengikut urutan keutamaan. Sebaiknya mintalah penyelenggara pejabat untuk menyimpan kertas penting yang memerlukan tindakan (pembayaran invois, saman, dll.) Dan kertas yang mesti difailkan (penyata bank, invois debit automatik, dll.). Silap mata ini membolehkan anda menyingkirkan kertas usang yang boleh dibuang seperti risalah dan iklan dengan serta-merta.